5 τρόποι για να οργανώσετε συναντήσεις αποτελεσματικά και να σταματήσετε τη σπατάλη χρόνου

Διαφήμιση

Όλοι μισούν συναντήσεις, αλλά όλοι γνωρίζουν ότι είναι απαραίτητες ταυτόχρονα. Πώς λοιπόν κάνετε τις συναντήσεις πιο αποτελεσματικές, αντί για μεγάλο χάσιμο χρόνου; Αυτοί οι ιστότοποι και οι εφαρμογές μπορούν να σας βοηθήσουν.

Τα εργαλεία σε αυτό το άρθρο είναι καλύτερα προσαρμοσμένα στις προσωπικές συναντήσεις. Ενώ μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε και για απομακρυσμένες ομάδες, είστε καλύτερα με το τα καλύτερα δωρεάν εργαλεία συνάντησης στο διαδίκτυο για να συνεργαστείτε με την ομάδα σας Τα 6 καλύτερα εργαλεία συνάντησης σε απευθείας σύνδεση συνάντησης με την ομάδα σαςΟι μικρές ομάδες δεν χρειάζονται δαπανηρές εφαρμογές για συνεργασία. Εδώ είναι έξι φανταστικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε τα δεδομένα της ομάδας σας, την επικοινωνία και πολλά άλλα. Δωρεάν. Διαβάστε περισσότερα . Από την τηλεδιάσκεψη έως τη διαχείριση έργων, υπάρχει κάτι για όλους σε αυτόν τον κατάλογο.

Μαρούλι Γνωρίστε (Web): Βρείτε όταν μπορείτε να συναντήσετε, δεν απαιτείται εγγραφή

Είναι ενοχλητικό να εγγραφείτε σε μια νέα υπηρεσία για κάθε μικρή εργασία. Το Lettuce Meet είναι μια απλή εφαρμογή για να υπολογίσετε την πιο κατάλληλη ημερομηνία και ώρα για να συναντήσετε όλοι, ζητώντας τις προτιμήσεις καθενός.

Είναι τρομερά απλό. Ξεκινήστε μια επιθυμητή συνάντηση με το όνομα και το σκοπό της, στη συνέχεια προσθέστε τις ημερομηνίες στις οποίες μπορείτε να συναντήσετε και επιλέξτε χρονοθυρίδες σε κάθε ημέρα που είστε ελεύθεροι. Στείλτε τη μοναδική διεύθυνση Meat Meet Meet σε οποιονδήποτε άλλον, ο οποίος μπορεί να προσθέσει τη δική του διαθεσιμότητα παρόμοια. Οι ελεύθερες υποδοχές όλων των συμμετεχόντων (που υποδεικνύονται ως πράσινες) θα επικαλύπτονται μεταξύ τους, δείχνοντας σας τους καλύτερους χρόνους για να συναντήσετε.

Μαρούλι Meet είναι ένα από αυτά τα απλά εργαλεία συνεργασίας χωρίς εγγραφή 10+ εργαλεία συνεργασίας χωρίς εγγραφή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε 10 δευτερόλεπταΗ συνεργασία σε απευθείας σύνδεση μπορεί να σώσει εσάς και την ομάδα σας τόσο χρόνο όσο και χρήμα. Η γρήγορη συνεργασία μπορεί να εξοικονομήσει λίγο περισσότερο. Αυτά τα εργαλεία είναι έτοιμα να πάνε όταν είσαι. Δεν απαιτείται εγγραφή. Διαβάστε περισσότερα που σας βοηθούν να κάνετε τα πράγματα χωρίς να περάσετε από τα στεφάνια. Μέσα στη δική σας εταιρεία, είναι ευκολότερο να χρησιμοποιείτε το Ημερολόγιο Google ή το Microsoft Outlook. Αλλά όταν πρόκειται για μια συνάντηση με εξωτερικούς ανθρώπους, όπως πελάτες ή πελάτες, ένα εργαλείο χωρίς φασαρία όπως το Lettuce Meet είναι μια πιο ουδέτερη διαδρομή.

Πρέπει συχνά να υπομείνετε μακρές και άσκοπες συναντήσεις; Αυτό συμβαίνει συνήθως επειδή το πρόσωπο που οδηγεί στη συνάντηση δεν έχει προετοιμαστεί αρκετά καλά. Αυτή η Λίστα Ελέγχου Ομάδας Συνεδριάσεων θα διασφαλίσει την ομαλή διεξαγωγή της συνάντησης τόσο για τον αρχηγό όσο και για τους συμμετέχοντες.

Ο κατάλογος ελέγχου χωρίζεται σε εργασίες πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από μια συνάντηση. Το τμήμα "Κατά τη διάρκεια" είναι γεμάτο από μικρά κομμάτια τα οποία πρέπει να προσέξετε, επειδή αυτά είναι τα πράγματα που συχνά εκτροχιάζουν συναντήσεις. Για παράδειγμα, "ένα θέμα θα συζητηθεί κάθε φορά" και "κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης θα ολοκληρωθεί με δυνατά λόγια" φαίνεται να είναι ασήμαντο, αλλά θα κάνουν πολλά για να εξασφαλίσουν ότι η συνάντηση ήταν επιτυχής.

Μπορείτε να εκτυπώσετε ολόκληρη τη λίστα ελέγχου για να μεταφερθείτε μαζί σας στη συνάντηση. Η Λίστα Ελέγχου Συνάντησης Ομάδας σας ενθαρρύνει να κάνετε κλικ σε όλα τα κουμπιά της λίστας ελέγχου και να τα στείλετε με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους συμμετέχοντες, καθώς δηλώνετε δυνατά τους στόχους σας δημιουργώντας μια μικρή κοινωνική πίεση για να σας βοηθήσουν να εκτελέσετε. Είναι παρόμοιο με το ομάδα εγκέφαλου για την επίτευξη των στόχων Πώς μια ομάδα Mastermind μπορεί να σας βοηθήσει να πετύχετε περισσότερους στόχουςΟ όρος «ομάδα εγκεφάλων» ρίχνεται πολύ γύρω από την σφαίρα προσωπικής ανάπτυξης αυτές τις μέρες, αλλά τι ακριβώς είναι, δουλεύουν και πώς θα μπορούσατε να δημιουργήσετε τη δική σας ομάδα; Διαβάστε περισσότερα .

Κάθε συνάντηση χρειάζεται μια καθορισμένη ατζέντα. Αν δεν το έχετε στη θέση σας, θα έχετε επικεφαλής μια συζήτηση που δεν θα γίνει τίποτα και όλοι θα χάσουν το χρόνο τους. Για να μάθετε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε την ατζέντα του συνεδρίου, χρησιμοποιήστε αυτά τα ελεύθερα πρότυπα ως οδηγούς.

Η λίστα των ελεύθερων προτύπων του Smartsheet καλύπτει μια σειρά διαφορετικών σεναρίων συναντήσεων: άτυπη συνάντηση, επαγγελματική συνάντηση, συνάντηση του διοικητικού συμβουλίου, συνάντηση ομάδας, απλή συνάντηση, εβδομαδιαία συνάντηση κ.ο.κ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα πρότυπα στο Microsoft Word, στα Έγγραφα Google ή σε οποιοδήποτε επεξεργαστή κειμένου που σας αρέσει και που υποστηρίζει τη μορφή αρχείου DocX.

Ενώ τα πρότυπα είναι μια καλή ραχοκοκαλιά για να ρυθμίσετε την ατζέντα, βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει επίσης Επιχειρηματική αναθεώρηση του Χάρβαρντ συμβουλές για τον τρόπο σχεδιασμού μιας ημερήσιας διάταξης συνεδριάσεων. Έχει μερικά μεγάλα κόλπα, όπως η καταχώρηση των θεμάτων ως ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσει η ομάδα, αντί για γενικούς τίτλους ανοιχτού τύπου.

Τέλος, αν δεν βρείτε αυτό που χρειάζεστε στα παραπάνω πρότυπα ημερήσιας διάταξης, ελέγξτε τη λίστα των άλλων 15 πρότυπα ημερήσιας διάσκεψης για το Word 15 Πρότυπα Agenda για Δωρεάν Πρόγραμμα Συνεδριάσεων για το Microsoft WordΑυτά τα πρότυπα δωρεάν agenda meeting για το Microsoft Word μπορούν να σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε για κάθε είδους συνάντηση. Διαβάστε περισσότερα .

AgreeDo (Web): Πάρτε τα λεπτά συνάντησης, μοιραστείτε τα και αναθέστε εργασίες

Ένα άτομο σε κάθε συνεδρίαση θα πρέπει να αναλάβει την υποχρέωση να πάρει λεπτά. "Τα πρακτικά της συνάντησης" είναι βασικά ένας κατάλογος οτιδήποτε αξιοσημείωτο συνέβη. Αυτά μπορεί να είναι εργασίες, πληροφορίες, συζητήσεις θέματος ή περισσότερα. Το AgreeDo σας βοηθά να το ξεχωρίσετε εύκολα και δωρεάν.

Είναι εύκολο να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό, να οργανώσετε μια συνάντηση και να προσκαλέσετε τους συμμετέχοντες. Κάθε στοιχείο μπορεί να επισημανθεί ως ένας από τους τέσσερις τύπους: πληροφορίες, απόφαση, εργασία ή θέμα. Αυτό καθιστά ευκολότερο για κάποιον που κάνει λεπτά για να καταγράψει τα πράγματα γρήγορα τώρα και αργότερα να τα μετατρέψει στη σωστή κατηγορία.

Οι εργασίες μπορούν να ανατεθούν στους συμμετέχοντες προσθέτοντας το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους και μπορείτε επίσης να τους δώσετε μια προθεσμία. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα συνημμένο σε κάθε σύσκεψη. Οι συμμετέχοντες μπορούν επίσης να προσθέσουν σχόλια στα πρακτικά.

Η δωρεάν έκδοση του AgreeDo σας περιορίζει σε τέσσερις συναντήσεις το μήνα και τρεις συμμετέχοντες και ένα συνημμένο ανά συνεδρίαση. Η έκδοση Premium μπορεί να αυξήσει αυτά τα όρια ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Είναι καλή πρακτική να ολοκληρώσετε κάθε συνεδρίαση περνώντας από τα πρακτικά της και εξασφαλίζοντας ότι όλοι συμφωνούν μαζί τους. Αν το AgreeDo δεν είναι το φλιτζάνι τσάι σας, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε συνάντηση λεπτά πρότυπα Τα 12 καλύτερα δελτία πρακτικών συνάντησης για επαγγελματίεςΤα πρακτικά της μορφής συνάντησης καταγράφουν τα βασικά στοιχεία. Χρησιμοποιήστε ένα από αυτά τα πρότυπα λεπτών συνάντησης για να εφαρμόσετε γρήγορα τη μορφή MOM. Διαβάστε περισσότερα για το Microsoft Word ή τα Έγγραφα Google.

Δεν είναι μόνο για Standing Up (eBook): Δωρεάν οδηγός για καθημερινές συναντήσεις πρωινού

Η εφαρμογή διαχείρισης έργου Qlutter στοχεύει στην αποτελεσματικότητα της εργασίας. Συγκέντρωσαν ένα δωρεάν ebook που διδάσκει τις δικές τους πρακτικές για το πώς να τρέχει μια αποτελεσματική και αποτελεσματική καθημερινή συνάντηση το πρωί.

Μέσα από οκτώ κεφάλαια, το ebook μιλά για τα οφέλη των πρωινών συναντήσεων, για το πώς να αποκτήσετε την ομάδα σας με την ιδέα και πώς να εκτελέσετε τη συνάντηση. Είναι ένα σύντομο βιβλίο σε 44 σελίδες, αλλά στο τέλος του, θα αισθάνεστε καλύτερα εξοπλισμένοι για να πραγματοποιείτε καθημερινές συναντήσεις υπό τη μορφή συνεδριάσεων stand-up ή scrum.

Θα χρειαστεί να εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο Qlutter εάν θέλετε το βιβλίο, μετά από το οποίο μπορείτε να το αποκτήσετε σε μορφή PDF, mobi ή epub. Είναι ευκολότερο να το στείλετε κατευθείαν στο Kindle σας.

Κατεβάστε: Δεν είναι μόνο για Standing Up (eBook) [Δεν διατίθεται πλέον]

Τι να κάνετε όταν δεν είστε επικεφαλής της συνάντησης

Έτσι, τώρα έχετε εύκολα εργαλεία για να οργανώσετε τη συνάντηση, να δημιουργήσετε μια λίστα ελέγχου για να την κρατήσετε σε καλό δρόμο, να ορίσετε μια ατζέντα και να πάρετε λεπτά. Μπορείτε ακόμη και να ξέρετε πώς να οργανώσετε μια καθημερινή συνάντηση αποτελεσματικά. Αλλά όλα αυτά είναι άχρηστα αν δεν είστε ηγέτης της συνάντησης.

Σε περίπτωση που η σύσκεψη ονομάστηκε από το αφεντικό σας, και έχουν την τάση να αφήνουν τις συναντήσεις να περιπλανηθούν άσκοπα, πρέπει να κάνετε κάτι γι 'αυτό. Ξεκινήστε αποστέλλοντας αυτό το άρθρο στο οκτώ κανόνες που ένας αφεντικός πρέπει να γνωρίζει για αποτελεσματικές συναντήσεις Fed Up από τις μη αποτελεσματικές συναντήσεις; Αποστολή αυτών των 8 κανόνων στον προϊστάμενό σαςΕάν μια συνάντηση είναι καλά οργανωμένη, δεν υπάρχει κανένας λόγος που δεν μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητα, την αίσθηση του σκοπού και το ηθικό. Ακολουθούν ορισμένοι κανόνες που πρέπει να ακολουθήσετε για αποτελεσματικές συναντήσεις. Διαβάστε περισσότερα . Κάντε το ευγενικά όμως, ή στείλτε το ανώνυμα.