Παλεύετε με τη διαχείριση του χρόνου; Μάθετε ποιο είναι καλύτερο για τη βελτιστοποίηση της παραγωγικότητάς σας: το Eisenhower Matrix ή η παραδοσιακή λίστα υποχρεώσεων.
Μεταξύ της διαχείρισης των email εργασίας, των ταχυδακτυλουργών των οικιακών δουλειών και του χρόνου για οικογενειακές υποχρεώσεις, μπορεί να είναι δύσκολο να συμβαδίσουμε με τις απαιτήσεις της προσωπικής και επαγγελματικής μας ζωής. Μια στρατηγική διαχείρισης χρόνου μπορεί να σας βοηθήσει να ανακτήσετε περισσότερες ώρες μέσα στην ημέρα.
Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε πώς διαφέρει το Matrix του Eisenhower από τη μέθοδο της λίστας υποχρεώσεων, τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία κάθε προσέγγισης και ποια μέθοδος ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες και τους στόχους σας.
Τα βασικά του Eisenhower Matrix και To-Do List
Μια δημοφιλής προσέγγιση στη διαχείριση χρόνου είναι η παραδοσιακή λίστα υποχρεώσεων. Αυτό περιλαμβάνει την καταγραφή μιας λίστας εργασιών με σειρά προτεραιότητάς τους και την επεξεργασία τους μία προς μία. Αν και αυτή η προσέγγιση μπορεί να είναι χρήσιμη, δεν λαμβάνει πάντα υπόψη τον παράγοντα του επείγοντος.
Από την άλλη πλευρά, η μήτρα του Eisenhower βοηθά στην ιεράρχηση των εργασιών με βάση τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία τους. Αυτή η μέθοδος μπορεί να σας βοηθήσει να αυξήσετε την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα εστιάζοντας στις πιο σημαντικές εργασίες ενώ σας βοηθά να προσδιορίσετε τις λιγότερο κρίσιμες εργασίες που μπορείτε να αναθέσετε ή να καθυστερήσετε.
Ακολουθούν τέσσερις παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή μεταξύ των δύο.
1. Προτεραιότητα
Η ιεράρχηση κατά τη δημιουργία μιας λίστας υποχρεώσεων συνήθως περιλαμβάνει την καταγραφή όλων των εργασιών με σειρά σπουδαιότητας και την επεξεργασία τους με αυτή τη σειρά. Αυτή η μέθοδος μπορεί να είναι αποτελεσματική για απλές εργασίες ή έργα με σύντομο χρονικό διάστημα. Ωστόσο, για πιο σύνθετα ή μακροπρόθεσμα έργα, μπορεί να μην είναι η πιο αποτελεσματική προσέγγιση.
Η μήτρα του Eisenhower υιοθετεί μια διαφορετική προσέγγιση για την ιεράρχηση προτεραιοτήτων. Περιλαμβάνει την κατηγοριοποίηση των εργασιών σε τέσσερα διαφορετικά τεταρτημόρια με βάση τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία τους:
- Καθήκοντα που είναι και τα δύο επείγον και σημαντικό, όπως ένα έργο με περιορισμένη προθεσμία.
- Καθήκοντα που είναι σημαντικό αλλά όχι επείγον, όπως ο μακροπρόθεσμος προγραμματισμός ή η ανάπτυξη δεξιοτήτων.
- Καθήκοντα που είναι επείγον αλλά όχι σημαντικό, όπως καθήκοντα ή συναντήσεις που μπορούν να ανατεθούν ή να αναβληθούν.
- Καθήκοντα που είναι ούτε επείγον ούτε σημαντικό, όπως εργασίες χαμηλής προτεραιότητας.
Κατηγοριοποιώντας τις εργασίες με αυτόν τον τρόπο, το Eisenhower Matrix μπορεί να σας βοηθήσει να αυξήσετε την εστίαση και την προσοχή σας στις πιο σημαντικές εργασίες πρώτα και να αποφύγετε την επιβράδυνση από λιγότερο κρίσιμες εργασίες.
2. Επείγον vs. Σημασια
Πριν κατηγοριοποιήσετε τις εργασίες σας, πρέπει να τις κατανοήσετε και να τις διαχωρίσετε με βάση τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία τους. Αναλύστε κάθε εργασία που πρέπει να κάνετε ανάλογα με το ποιος πρέπει να την κάνει και πότε πρέπει να γίνει. Η ερώτηση «ποιος» θα σας βοηθούσε να καταλάβετε πόσο σημαντικό είναι. Εάν απαιτεί την προσωπική σας προσοχή, θεωρήστε το πολύ σημαντικό.
Το ερώτημα «πότε» θα σας βοηθούσε να προσδιορίσετε πόσο επείγον είναι το έργο, ώστε να αποφασίσετε πόσο χρόνο έχετε πριν από τη λήξη της προθεσμίας. Το να μάθουμε να διακρίνουμε και να διαχωρίζουμε επείγουσες και σημαντικές εργασίες είναι ένα άλλο τρόπος για να αυξήσετε την παραγωγικότητα κάνοντας περισσότερα σε λιγότερο χρόνο.
Ενώ μια λίστα υποχρεώσεων χρησιμεύει κυρίως ως υπενθύμιση για εργασίες, η μήτρα Eisenhower παρέχει ένα πλαίσιο για την ιεράρχηση εργασιών με βάση τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία τους. Θυμηθείτε ότι δεν περιλαμβάνει εγγενώς παραμέτρους για να αποφασίσετε το "ποιος" και το "πότε" των εργασιών εντός του ίδιου του πίνακα. Ωστόσο, μπορεί να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά για τη λήψη τέτοιων αποφάσεων.
Για παράδειγμα, αξιολογώντας τον επείγοντα χαρακτήρα μιας εργασίας, μπορείτε να προσδιορίσετε εάν απαιτεί άμεση προσοχή ή αν μπορεί να προγραμματιστεί για αργότερα. Ομοίως, λαμβάνοντας υπόψη τη σημασία μιας εργασίας, μπορείτε να αποφασίσετε εάν θα πρέπει να την χειριστείτε προσωπικά ή να την αναθέσετε σε κάποιον άλλο.
Αν και ο πίνακας Eisenhower δεν περιλαμβάνει ρητά αυτές τις πτυχές, προσφέρει μια πρακτική μεθοδολογία για την ενσωμάτωσή τους στη διαχείριση εργασιών. Ως εκ τούτου, η περίπτωση χρήσης του Matrix του Eisenhower μπορεί να επεκταθεί πέρα από την απλή ιεράρχηση προτεραιοτήτων και τη βοήθεια αργότερα λήψη αποφάσεων σχετικά με την ανάθεση εργασιών και τον προγραμματισμό, τομείς όπου ενδέχεται να εμπίπτουν οι παραδοσιακές λίστες υποχρεώσεων μικρός.
3. Ευκαμψία
Όταν χρησιμοποιείτε μια λίστα υποχρεώσεων, έχετε συνεχώς την πίεση να κάνετε όλες τις επικείμενες εργασίες με μια συγκεκριμένη σειρά. Οργάνωση λίστας υποχρεώσεων χρησιμοποιώντας στοιχεία ενεργειών σημαίνει επίσης διαρκή ενημέρωση και αναδιάταξη των εργασιών με βάση την αλλαγή του επείγοντος ή της σημασίας.
Επιπλέον, όταν έχετε μια περιορισμένη προθεσμία, δεν έχετε το χρόνο να αναλύσετε τις εργασίες σας με αυτόν τον τρόπο και μπορεί να καταλήξετε να τις εργάζεστε όλες ταυτόχρονα, αγνοώντας τα οφέλη μιας λίστας υποχρεώσεων.
Όταν δίνετε προτεραιότητα σε εργασίες για παραγωγικότητα με το Eisenhower Matrix, σας δίνει την ευελιξία να επιλέξετε με βάση τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα τους. Όταν έχετε την ελευθερία να επιλέξετε τα πράγματα που πρέπει να γίνουν επειγόντως, έχετε την ευελιξία να κάνετε άλλες μη επείγουσες εργασίες με τους δικούς σας όρους.
Κατηγοριοποιώντας τις εργασίες σας σε διαφορετικά τετράγωνα επείγοντος και σημαντικού, μπορείτε να προγραμματίσετε όλες τις εργασίες σας εκ των προτέρων. Σας βοηθά επίσης να διαθέσετε χρόνο για όλες τις εργασίες σας, διασφαλίζοντας ότι τίποτα σημαντικό δεν θα ξεφύγει.
4. Χρονική δέσμευση
Με μια λίστα υποχρεώσεων, ελέγχετε τις εργασίες από τη λίστα σας καθώς τις ολοκληρώνετε. Ενώ μπορεί να έχετε ακόμα άλλες πιο σημαντικές εργασίες στο μυαλό σας (που μπορεί να συμβάλουν στην έλλειψη εστίασης), η εργασία στην οποία εργάζεστε αυτήν τη στιγμή θα απαιτεί την πλήρη προσοχή σας.
Το σύστημα Eisenhower Matrix μπορεί να σας βοηθήσει να εστιάσετε το χρόνο και την προσοχή σας στις εργασίες που εμπίπτουν στο πρώτο τετράγωνο. Αυτό σας βοηθά να καταρρίψετε τις κρίσιμες εργασίες και εργασίες προστιθέμενης αξίας στη ροή εργασιών σας και να τις ολοκληρώσετε εγκαίρως, βοηθώντας σας να αποφύγετε λάθη διαχείρισης χρόνου επισης.
Επιλέγοντας τη σωστή μέθοδο διαχείρισης χρόνου
Ας πάρουμε το παράδειγμα της ολοκλήρωσης ενός έργου με περιορισμένη προθεσμία. Σε μια λίστα υποχρεώσεων, οι εργασίες σας θα ταξινομηθούν με απλή χρονολογική σειρά. Ωστόσο, με τη μήτρα του Αϊζενχάουερ, οι πιο επείγουσες και σημαντικές εργασίες θα εμπίπτουν στο πρώτο τεταρτημόριο, υποδεικνύοντας την υψηλή επείγουσα ανάγκη και τη σημασία τους.
Στη συνέχεια, έχετε το δεύτερο τεταρτημόριο, όπου μπορεί να έχετε μακροπρόθεσμο σχεδιασμό ή ανάπτυξη δεξιοτήτων. Αυτές οι εργασίες μπορούν να γίνουν σταδιακά, καθώς χρειάζονται περισσότερο χρόνο. Αν και αυτές οι εργασίες μπορεί να μην έχουν άμεση προθεσμία, είναι κρίσιμες και απαραίτητες για την επιτυχία μακροπρόθεσμα.
Οι εργασίες που εμπίπτουν στο τρίτο τεταρτημόριο μπορούν να ανατεθούν στους υφισταμένους σας για να διασφαλίσετε ότι θα ολοκληρωθούν εντός της προθεσμίας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να παραδοθούν ορισμένα έγγραφα στον πελάτη σας πριν από το τέλος της ημέρας. Μπορείτε να αναθέσετε την εργασία σε έναν ταχυμεταφορέα, φροντίζοντας να γίνει έγκαιρα χωρίς την ενεργό συμμετοχή σας.
Οι εργασίες που εμπίπτουν στο τέταρτο τεταρτημόριο μπορούν να ανατεθούν και να καθυστερήσουν, καθώς δεν είναι ούτε προτεραιότητα ούτε σημαντικό έργο. Για παράδειγμα, αγορά νέων χαρτικών γραφείου. Ενώ η παραδοσιακή λίστα υποχρεώσεων σας υπενθυμίζει μόνο όλες τις εργασίες σας, το σύστημα Eisenhower Matrix σάς βοηθά να εστιάσετε πρώτα στις σημαντικές και επείγουσες εργασίες.
Καρφώστε τις επείγουσες εργασίες σας με τη μήτρα του Αϊζενχάουερ
Μια λίστα υποχρεώσεων μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο σε βραχυπρόθεσμες εργασίες που δεν επαναλαμβάνονται, όπως μια λίστα ελέγχου ή μια λίστα παντοπωλείου. Ωστόσο, το σύστημα Eisenhower Matrix θα σας βοηθήσει με εργασίες που επαναλαμβάνονται ή συνεχίζονται σε μια σταδιακή περίοδο.
Μπορείτε να επιλέξετε και να αποφασίσετε τι, πότε και πώς θα κάνετε τις εργασίες και να βεβαιωθείτε ότι οι εργασίες εκτελούνται έγκαιρα χωρίς καθυστέρηση.