Πώς να περιγράψετε μια ροή εργασίας στο Notion

Είτε πρόκειται για δημιουργικό, κατασκευαστικό, διοικητικό ή κάτι άλλο, συχνά θα βρεθείτε με επαναλαμβανόμενες εργασίες σε οποιοδήποτε περιβάλλον εργασίας. Η δημιουργία μιας καθιερωμένης ροής εργασίας θα βοηθήσει εσάς και τους συναδέλφους σας να μπείτε σε έναν ρυθμό, ειδικά όταν επισκέπτεστε κάποιον νέο.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσουμε περιγράφοντας μια ροή εργασίας στο Notion, έτσι ώστε εσείς και η ομάδα σας να γνωρίζετε την κατάσταση και τα βήματα κάθε εργασίας που εργάζεστε.

Τα οφέλη της περιγραφής μιας ροής εργασίας στην έννοια

Η διάταξη της ροής εργασίας σας στο Notion θα βοηθήσει την ομάδα σας να οπτικοποιήσει και να θυμάται τα βήματα που πρέπει να κάνει όταν ξεκινά ή ολοκληρώνει μια εργασία. Θα βοηθήσει επίσης όλους να γνωρίζουν σε ποιο στάδιο βρίσκεται μια συγκεκριμένη εργασία.

Για παράδειγμα, εάν η σύνταξη αναρτήσεων ιστολογίου είναι μια επαναλαμβανόμενη εργασία, μπορείτε να χωρίσετε τη δημιουργική διαδικασία σε τέσσερα βήματα: σύνταξη, επεξεργασία, εικόνες και μεταφόρτωση. Όταν οι συγγραφείς στην ομάδα σας ολοκληρώσουν ένα προσχέδιο, μπορούν να επισημάνουν το μέρος της εργασίας τους ολοκληρωμένο στον πίνακα και να ορίσουν το άτομο που είναι υπεύθυνο για την επεξεργασία ως εκδοχέα.

Ακόμα κι αν εργάζεστε μόνοι, αυτός είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να παρακολουθείτε την πρόοδό σας, επειδή θα έχετε μια πιο λεπτομερή επισκόπηση του φόρτου εργασίας σας. Βοηθά επίσης να σπάσετε μια πιο ογκώδη δουλειά σε μικρότερα αντικείμενα δράσης, τα οποία μπορούν να βοηθήσουν στην αποφυγή υπερφόρτωσης.

Περιγραφή μιας ροής εργασίας στην έννοια με καταστάσεις

Χρησιμοποιώντας μια απλή βάση δεδομένων πίνακα στο Notion θα σας δώσει μια συνοπτική επισκόπηση της ροής εργασίας σας. Μπορείτε να δείτε γρήγορα σε ποιο βήμα βρίσκεται κάθε εργασία, να τη συγκρίνετε με την ημερομηνία λήξης και να ελέγξετε ποιος την εργάζεται χωρίς να χρειάζεται να κάνετε πολλή κύλιση.

Σε αυτό το παράδειγμα, κάθε στήλη αντιπροσωπεύει ένα βήμα στη διαδικασία γραφής. Για να ξεκινήσετε, αποφασίστε σε ποια βήματα θέλετε να χωρίσετε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες σας και δημιουργήστε μια νέα σελίδα επιλέγοντας την επιλογή στην κάτω αριστερή γωνία του Notion. Μόλις είστε στη νέα σας σελίδα, αντί να επιλέξετε ένα πρότυπο, εμφανίστε τις εντολές χρησιμοποιώντας την κάθετο προς τα εμπρός και επιλέξτε Βάση δεδομένων πίνακα - Ενσωματωμένη.

ο όνομα στήλη θα είναι το σημείο όπου βάζετε το όνομα της εργασίας σας και την πρόσθετη στήλη που εμφανίζεται μπορείτε να διαγράψετε. Στη συνέχεια, προσθέστε μια νέα στήλη επιλέγοντας το σύμβολο προσθήκης στην επάνω δεξιά γωνία του πίνακα και στο τύπο ιδιοκτησίας μενού, επιλέξτε επιλέγω.

Κάντε κλικ στο παρακάτω κελί και πληκτρολογήστε μια κατάσταση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και το Notion θα σας δώσει μια προτροπή να τη μετατρέψετε σε επιλογή. Από εκεί, μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα χρησιμοποιώντας τις τρεις τελείες δίπλα του.

Δημιουργήστε όλες τις καταστάσεις που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ακολουθώντας τις ίδιες οδηγίες και κάντε κλικ στον τίτλο της στήλης για να εμφανιστεί το μενού και αντιγράψτε το μέχρι να έχετε μία στήλη για κάθε βήμα. Ονομάστε τα ανάλογα.

Τώρα, καθώς προχωράτε εσείς και οι συνάδελφοί σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε καταστάσεις για να επικοινωνήσετε σε ποιο βήμα βρίσκεστε και πώς πηγαίνετε. Έτσι, αντί να επισημάνετε απλώς την εργασία ότι έχει ολοκληρωθεί, μπορείτε να δείξετε στην ομάδα σας ότι εργάζεστε σε ένα αντικείμενο χωρίς να το πείτε στην πραγματικότητα.

Το παράδειγμα χρησιμοποιεί να κάνω για να δείξει κανείς ότι δεν το δουλεύει ακόμα, σε εξέλιξη να πω ότι είναι σε εξέλιξη, πλήρης για να δείξει ότι έγινε, σε κράτηση για να ενημερώσετε τους άλλους ότι έχει τεθεί σε παύση και κολλημένος για να υποδείξετε ότι ο εκδοχέας χρειάζεται βοήθεια.

Σχετίζεται με: Συντομεύσεις πληκτρολογίου έννοιας για Windows και Mac

Εάν η ομάδα σας χρειάζεται να κοινοποιήσει συγκεκριμένα στοιχεία, μπορεί να σχολιάσει τη σελίδα εργασιών κάνοντας κλικ στο όνομά της και ανοίγοντάς την. Το κενό πεδίο παρακάτω είναι το ιδανικό μέρος για αρχικές λεπτομέρειες. Το πεδίο σχολίων είναι το βέλτιστο για να κάνετε ερωτήσεις, να γνωστοποιείτε ότι παραδίδετε το έργο ή να κάνετε προτάσεις.

Η πραγματοποίηση αυτών των συνομιλιών στο Notion θα δώσει επίσης σε όλους πρόσβαση στις πληροφορίες, αντί να περιορίσετε την πρόσβαση σε ένα άμεσο μήνυμα ή να χαθείτε σε μια ομαδική συνομιλία.

Ακόμα κι αν εργάζεστε μόνοι σας, η χρήση καταστάσεων και το να αφήνετε σχόλια στον εαυτό σας είναι χρήσιμα όταν επιλέγετε μια εργασία για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.

Περιγραφή μιας ροής εργασίας στην έννοια με λίστες ελέγχου

Εάν είστε λάτρης του να το κρατάτε απλό και προτιμάτε απλώς να ενημερώνετε τους άλλους ότι μια εργασία έχει ολοκληρωθεί, μπορείτε να περιγράψετε τη ροή εργασίας σας χρησιμοποιώντας στήλες λίστας ελέγχου. Με αυτόν τον τρόπο είναι επίσης ένας εξαιρετικός τρόπος για να εξοικονομήσετε χώρο, εάν πρέπει να συμπεριλάβετε πολλές στήλες στη ροή εργασίας σας. Ωστόσο, είναι καλύτερο να τα περιορίσετε στο ελάχιστο αν μπορείτε.

Προσθέτεις στήλες λίστας ελέγχου με τον ίδιο τρόπο που θα κάνατε α επιλέξτε στήλη κάνοντας κλικ στο κουμπί προσθήκη στην επάνω αριστερή γωνία του τραπεζιού σας και το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να τα ονομάσετε.

Χρησιμοποιώντας αυτά, θα εξακολουθείτε να έχετε μια γρήγορη επισκόπηση του πού βρίσκεστε εσείς και η ομάδα σας με τις εργασίες, με μια ελαφρώς λιγότερο ακατάστατη εμφάνιση κειμένου στις καταστάσεις. Είναι ιδιαίτερα καλό για ομάδες που μπορεί να θέλουν το επίπεδο προτεραιότητας να ξεχωρίζει από οτιδήποτε άλλο.

Σχετίζεται με: ClickUp vs. Έννοια: Τι είναι καλύτερο για τη συνεργασία έργου

Επίσης, μπορείτε να συνεχίσετε να επικοινωνείτε μέσα στα σχόλια, φυσικά, αλλά η κατάσταση κάθε βήματος δεν είναι το επίκεντρο — είτε είναι πλήρες είτε όχι.

Άλλα στοιχεία που μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε στη ροή εργασίας σας για την έννοια

Ορισμένες άλλες στήλες που μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε στη ροή εργασιών σας στο Έννοια είναι α στήλη συνδέσμου εάν τα έργα σας βρίσκονται σε μονάδα δίσκου ή διαδικτυακό λογισμικό ή α στήλη αρχείων και πολυμέσων εάν παραδίδετε έγγραφα πέρα ​​δώθε.

Αν βρεις ότι δεν θέλεις μια συγκεκριμένη ιδιοκτησία για να εμφανίζεται ως στήλη στη βάση δεδομένων σας, έχετε κατά νου ότι μπορείτε να την αποκρύψετε από τον πίνακά σας, αλλά θα εξακολουθεί να εμφανίζεται στη λίστα ιδιοτήτων όταν κάνετε κλικ σε ένα έργο.

Η προσθήκη σημειώσεων στη σελίδα πάνω ή κάτω από τον πίνακα σας θα βοηθήσει επίσης εσάς και τους συναδέλφους σας να μάθετε και να θυμάστε τα βήματα στη ροή εργασίας σας.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για την ενσωμάτωση νέων μελών της ομάδας, καθώς θα γνωρίζουν όλα τα βήματα και οι οδηγίες σας θα τους πουν ακριβώς τι πρέπει να κάνουν όταν φτάσουν στην επόμενη.

Μπείτε σε έναν ρυθμό με την έννοια

Περιγράφοντας μια ροή εργασίας στο Notion, αφαιρείτε τις εικασίες από μια διαδικασία και χωρίζετε τα μεγαλύτερα έργα σε μικρότερα, οργανωμένα ορόσημα. Με αυτόν τον τρόπο, εσείς και η ομάδα σας θα έχετε τα πάντα όλα σε ένα μέρος και κανείς δεν χρειάζεται να ψάξει.

Εάν δεν έχετε ακόμη ελέγξει το Notion, η προσαρμογή και η απλότητά του σάς επιτρέπουν να διαχειριστείτε οποιοδήποτε έργο. Ωστόσο, εάν αισθάνεστε κολλημένοι, μπορείτε να ξεκινήσετε με μερικά από τα πολλά πρότυπά του και να μάθετε καθώς προχωράτε.

Πώς να ξεκινήσετε με το Notion: 7 βασικές συμβουλές και κόλπα

Το Notion είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία παραγωγικότητας και αναπτύσσεται γρήγορα. Ακολουθούν μερικά κόλπα και συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ξεκινήσετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα