Πώς να αντικαταστήσετε τις κάρτες ευρετηρίου με το Excel ή τα φύλλα του Google

Διαφήμιση

Οι ψηφιακές κάρτες ευρετηρίου μπορούν να είναι εξίσου χρήσιμες, αν όχι περισσότερες, από τις κάρτες ευρετηρίου χαρτιού. Αυτό θέλησα να αποδείξω όταν μοιράζομαι την αξία του κάνοντας κάρτες ευρετηρίου με το Microsoft Word Πώς να κάνετε κάρτες ευρετηρίου στο Microsoft Word 2016Οι κάρτες ευρετηρίου είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία για την οργάνωση πληροφοριών και βοηθήματα μνήμης λόγω της απλότητας τους. Σχεδιάστε το δικό σας με το Microsoft Word και αυτές τις συμβουλές. Διαβάστε περισσότερα . Αλλά το πρόβλημα με τις παραδοσιακές κάρτες ευρετηρίου; Δεν είναι δυνατή η αναζήτηση.

Ένας από τους σχολιαστές μας στο παραπάνω άρθρο, ο William Caldwell μας έδωσε μια απλή αλλά ιδιοφυΐα ιδέα: χρησιμοποιώντας τα φύλλα του Excel αντί των καρτών ευρετηρίου για καλύτερη αναζήτηση και οργάνωση.

Αντί του Excel, προτιμώ τα φύλλα του Google επειδή μπορώ να το αποκτήσω από οπουδήποτε (και τα φύλλα του Google είναι δωρεάν). Αυτή η συμβουλή δεν χρειάζεται επίσης προηγούμενη γνώση των υπολογιστικών φύλλων. Είναι τόσο απλό! Ας δούμε πώς ο Γουίλιαμ μετατρέπει μια στήλη ενός υπολογιστικού φύλλου σε μια βάση δεδομένων.

Στο δικό του δικές του λέξεις Πώς να κάνετε κάρτες ευρετηρίου στο Microsoft Word 2016Οι κάρτες ευρετηρίου είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία για την οργάνωση πληροφοριών και βοηθήματα μνήμης λόγω της απλότητας τους. Σχεδιάστε το δικό σας με το Microsoft Word και αυτές τις συμβουλές. Διαβάστε περισσότερα , αυτό πρέπει να κάνετε είτε στο Excel είτε στο Google Sheets:

1. Ανοίξτε ένα νέο αρχείο ή ένα βιβλίο εργασίας.
2. Αλλάξτε το πλάτος της στήλης Α σε περίπου το πλάτος της οθόνης.
3. Εισαγάγετε κάθε πληροφορία που θέλετε να αποθηκεύσετε στη δική της γραμμή.
4. Δώστε τον κωδικό 2-4 χαρακτήρων. (π.χ. "Προσθήκη" για μια διεύθυνση ή αριθμό τηλεφώνου που θέλετε να γράψετε κάτω, ή "Ταξίδι" και το όνομα του B & B που μείνατε στο Μίτσιγκαν.)
5. Αποθηκεύστε το αρχείο.

Χάρη στους κωδικούς γραμμάτων, μπορείτε να κάνετε ένα είδος δεδομένων για να τοποθετήσετε όλα τα στοιχεία μαζί. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αναζήτησης για να βρείτε πληροφορίες ταχύτερα από ό, τι με μια στοίβα καρτών ευρετηρίου. Επίσης, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο για κάθε έτος.

Μπορείτε να παρακολουθείτε τις πληροφορίες με κωδικό ή λέξη "ετικέτα". Σκεφτείτε αυτές τις χρήσεις και δημιουργήστε τη δική σας καθώς πηγαίνετε:

• Μια λίστα δώρων Χριστουγέννων
• Μια βάση δεδομένων συνταγών που οργανώνονται από το κύριο συστατικό
• Ένα κοινό έγγραφο για τα αγαπημένα αποσπάσματα βιβλίων που έχουν ταξινομηθεί ανά θέμα
• Εορτασμοί και γενέθλια στην εκτεταμένη οικογένειά σας
• Παρακολουθήστε πιθανούς πελάτες με μια λίστα αλληλογραφίας

Το αγαπημένο μου υπολογιστικό φύλλο είναι ένα συνηθισμένο βιβλίο στο οποίο αναφέρομαι στις ιδέες που αναφέρονται στα βιβλία στις περιοχές προσωπικής ζωής στις οποίες μπορώ να τις εφαρμόσω. Μπορώ γρήγορα να σαρώσω τις σειρές ή να χρησιμοποιήσω ένα είδος για να περιορίσω τις ιδέες που συλλέξαμε για μια συγκεκριμένη περιοχή ζωής (π.χ. κίνητρο).

Είναι η ιδέα μιας απλής βάσης δεδομένων πολύ προφανής για εσάς; Ή το έχετε χρησιμοποιήσει για την αποθήκευση συγκεκριμένου τύπου πληροφοριών;