Δημιουργήστε εύκολα ατζέντες συνεδριάσεων χρησιμοποιώντας τις προσδοκίες των συναντήσεων [iPad]

Διαφήμιση

Αν και κανείς από εμάς δεν ανυπομονούμε να παρακολουθήσουμε συναντήσεις, υπάρχουν ευτυχώς πολλές χρήσιμες εφαρμογές στο διαδίκτυο και στο κινητό, όπως AgreeDo Agreedo: Γράψτε και διαχειριστείτε τα επαγγελματικά σας πρακτικά για δωρεάν onlineΕπί μερικές εβδομάδες τώρα ψάχνω για έναν εύκολο στη χρήση ιστότοπο ή μια εφαρμογή που θα μου επέτρεπε να κρατήσω και να αποθηκεύσω τα πρακτικά των συναντήσεων. Η παραδοσιακή προσέγγιση του εγγράφου κειμένου δεν είναι πλέον παραγωγική ... Διαβάστε περισσότερα , που διευκολύνουν το σχεδιασμό των συναντήσεων. Όλες οι επιτυχημένες συναντήσεις ξεκινούν με μια καλά μελετημένη ημερήσια διάταξη η οποία περιλαμβάνει έναν σαφώς καθορισμένο στόχο και σκοπό για κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης. Μια καλά αναπτυγμένη ατζέντα μπορεί να βοηθήσει εσάς και τα μέλη της ομάδας σας να μείνετε εστιασμένα και ίσως να μειώσετε το χρόνο που συναντάτε.

Χρησιμοποιώ τακτικά MyCommittee MyCommittee είναι το καλύτερο ηλεκτρονικό εργαλείο για τη δημιουργία ηλεκτρονικών ημερήσιων πρακτικών και πρακτικών

Τα ηλεκτρονικά εργαλεία και οι πόροι για την οργάνωση αποτελεσματικών συναντήσεων είναι ευρείες και ποικίλες και εξαιρετικά χρήσιμες. Με ιστότοπους όπως το MyCommittee.com μπορείτε να μειώσετε την ανάγκη για εμπρός και πίσω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να διαβιβάζετε έγγραφα για να σύρετε μαζί ... Διαβάστε περισσότερα να αναπτύξω ημερήσιες διατάξεις και να λαμβάνω πρακτικά για τις περισσότερες συνεδριάσεις που οργανώνω και διευκολύνω. Αλλά έχω επίσης ανακαλύψει μια καλά μελετημένη iPad app που ονομάζεται Συνεδριάσεις Προσδοκίες (δωρεάν), που έχει σχεδιαστεί για τη δημιουργία και την κοινή χρήση ημερήσιων συνεδριάσεων. Αν και η εφαρμογή δεν έχει σχεδιαστεί για να πάρει λεπτά, περιλαμβάνει ένα χαρακτηριστικό που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί σε ένα τσίμπημα για το σκοπό αυτό.

Βασική ρύθμιση

Συνάντηση προσδοκιών έχει μια καθαρή διεπαφή χρήστη που πραγματικά σας εξοικονομεί μερικές βρύσες κατά την προσθήκη δεδομένων. Για να ρυθμίσετε μια ατζέντα, απλά πατήστε το κουμπί + στην επάνω αριστερή γωνία της γραμμής μενού. Υπάρχουν πεδία εισαγωγής για τον υποχρεωτικό τίτλο, τον τόπο, την ημερομηνία και τη διάρκεια της συνάντησης.

Υπάρχει επίσης ένα "σκοπός"Πεδίο που δεν πρέπει να παραβλεφθεί. Μια καλά μελετημένη συνάντηση θα πρέπει να έχει ένα σαφώς καθορισμένο σκοπό που ξεκινά με κάποιο είδος ρήματος δράσης - π.χ. "αξιολόγηση της τρέχουσας στρατηγικής μάρκετινγκ ".

Οι Προσδοκίες Συνάντησης περιλαμβάνουν επίσης μια λειτουργία Συμμετέχοντες που συνδέεται στη λίστα επαφών του iPad σας. Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι οι άνθρωποι που συναντάτε πιθανότατα θα είναι ή θα έπρεπε να βρίσκονται στη λίστα επαφών σας. Εάν ένας συμμετέχων δεν βρίσκεται στη λίστα σας, μπορείτε να προσθέσετε νέες επαφές μέσα από την εφαρμογή. Όχι μόνο αυτό το χαρακτηριστικό είναι ένα χρονικό διάστημα, επειδή μειώνει την ανάγκη πληκτρολόγησης ονομάτων και διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι επίσης χρήσιμο για την ταχεία ανταλλαγή της ατζέντας με τους συμμετέχοντες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ρύθμιση στοιχείων της ατζέντας

Οι προσδοκίες για τις συναντήσεις είναι πραγματικά ένας χρονομετρητής όταν πρόκειται για την ανάπτυξη μιας ημερήσιας διάταξης. Προσθέστε φυσικά τα στοιχεία της ατζέντας χρησιμοποιώντας το πεδίο εισαγωγής, αλλά η εφαρμογή σάς εξοικονομεί μερικές βρύσες με βάση τον τρόπο με τον οποίο έχει ρυθμιστεί. Αφού πληκτρολογήσετε την είσοδό σας και πατήσετε το Εγινε, η εφαρμογή προσθέτει το στοιχείο στη λίστα, αλλά ευτυχώς δεν κλείνει το πληκτρολόγιο.

Σημείωση - συνήθως, τα στοιχεία της ατζέντας θα πρέπει να ξεκινούν με ένα ρήμα δράσης, π.χ. Επανεξέταση, Αξιολόγηση, Συζήτηση, Brainstorm, Αναφορά, Αναφορά.

Μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε στοιχεία της ατζέντας, από τα οποία εκχωρούνται εκ των προτέρων 15 λεπτά. Σε αυτό το σημείο, μην ανησυχείτε για τον καθορισμό χρόνου διάρκειας για κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης.

Οι προσδοκίες συναντήσεων περιλαμβάνουν επίσης ένα μικρό χαρακτηριστικό για την προσθήκη των μεσημεριών και των διακοπών του καφέ στην ατζέντα σας. Ο προεπιλεγμένος χρόνος για αυτά τα στοιχεία είναι 45 και 15 λεπτά αντίστοιχα, αλλά οι χρόνοι μπορούν να ρυθμιστούν.

Τα νέα και σημαντικά θέματα της ημερήσιας διάταξης πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν το όνομα του συμμετέχοντα που είναι υπεύθυνο για το συγκεκριμένο θέμα, καθώς και μια σύντομη περιγραφή του λόγου για τον οποίο το στοιχείο προστίθεται στην ημερήσια διάταξη. Οι προγραμματιστές των προσδοκιών για τις συναντήσεις κατανοούσαν σαφώς τη σημασία του ορισμού των θεμάτων της ατζέντας.

Μπορείτε να πατήσετε σε ένα θέμα της ημερήσιας διάταξης και να προσθέσετε το όνομα του μέλους της ομάδας που είναι υπεύθυνο για αυτό το θέμα και μια σύντομη περιγραφή και σημειώσεις σχετικά με το τι θα καλυφθεί σε αυτό το μέρος της ημερήσιας διάταξης. Σε ένα τσίμπημα, αυτό το χαρακτηριστικό θα μπορούσε επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη λήψη λεπτών. Οι περιγραφές της ατζέντας σας είναι κρυμμένες ενώ είστε ο επεξεργαστής της ατζέντας της εφαρμογής, αλλά θα εμφανίζονται στην αποθηκευμένη αρχική σελίδα και στο έγγραφο που στέλνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Όπως θα δείτε, η προσδοκία για τις συναντήσεις θα υπολογίσει αυτόματα τον χρόνο διάρκειας της συνάντησης με βάση τον χρόνο που έχει διατεθεί για κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης. Αυτό είναι ένα μικρό γλυκό χρονικό διάστημα, και φυσικά θέματα και ώρες της ατζέντας μπορούν να επεξεργαστούν. Τα αντικείμενα μπορούν επίσης εύκολα να μετακινηθούν ή να διαγραφούν. Η δυνατότητα προσαρμογής των χρόνων μπορεί επίσης να γίνει κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Επομένως, εάν μεταβείτε με την πάροδο του χρόνου για ένα συγκεκριμένο στοιχείο, μπορείτε να προσαρμόσετε άλλα στοιχεία της ημερήσιας διάταξης έτσι ώστε η συνεδρίαση να τελειώνει κατά το χρονοδιάγραμμα.

Κοινή χρήση της ατζέντας σας

Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση της ατζέντας σας, όλες οι εισροές σας είναι ωραία μορφοποιημένες στην αρχική σελίδα της εφαρμογής. Ωστόσο, φροντίστε να πατήσετε το Αποθηκεύσετε πριν κλείσετε την εφαρμογή ή αλλιώς όλα τα μη αποθηκευμένα δεδομένα σας θα διαγραφούν.

Οι προσδοκίες των συναντήσεων καθιστούν εξαιρετικά εύκολη την κοινή χρήση της ατζέντας σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πραγματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα περιλαμβάνει όλη την εισήγηση της ατζέντας, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας και της ώρας, καθώς και των στοιχείων της ημερήσιας διάταξης και των σημειώσεων, για τη συνεδρίαση Δυστυχώς, ωστόσο, πρέπει να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των συμμετεχόντων στο πεδίο "Προς" του email που δημιουργούν οι προσδοκίες των συναντήσεων. Θα σώσει κάποια βήματα αν η εφαρμογή το έκανε για εσάς.

Παρ 'όλα αυτά, η αποστολή της ημερήσιας διάταξης στους συμμετέχοντες λίγες μέρες ή μία εβδομάδα πριν από τη συνάντηση είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συνεργαστείτε και να λάβετε πρόσθετες πληροφορίες για την ατζέντα.

Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε τα στοιχεία ημερομηνίας και ημερήσιας διάταξης στην εφαρμογή Ημερολόγιο στο iPad σας.

Αλλα χαρακτηριστικά

Ένας άλλος τεράστιος χρόνος στις συνεδριάσεις προσδοκιών είναι η δυνατότητα να κλωνοποιήσετε αποθηκευμένες συναντήσεις. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να επαναπροσδιορίσετε στοιχεία της ατζέντας από προηγούμενες συναντήσεις, αλλά απλά να επεξεργαστείτε αυτά τα στοιχεία για την επόμενη συνεδρίαση. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο χαρακτηριστικό για επαναλαμβανόμενες, τακτικές συναντήσεις που περιλαμβάνουν τόσο παλιά όσο και νέα θέματα της ατζέντας.

Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε τις ημερήσιες διατάξεις ως απρογραμμάτιστα σχέδια και όλες οι ατζέντες σας φυσικά θα αρχειοθετηθούν.

Συνολικά, το Meeting Expectations είναι μια καλά σχεδιασμένη, εξοικονόμησης χρόνου εφαρμογή για κινητά. Θα ήταν ακόμα καλύτερο ως εφαρμογή γραφείου. Οι Προσδοκίες Συνάντησης αντικαθιστούν την ανάγκη χρήσης προτύπων Microsoft Word ή άλλων εφαρμογών που βασίζονται αποκλειστικά σε κείμενο. Αυτή η εφαρμογή κάνει την ατζέντα σας επαγγελματική.

Το Meeting Expectations είναι στην πρώτη του έκδοση, οπότε ελπίζω ότι αυτό σημαίνει πρόσθετα χαρακτηριστικά γνωρίσματα, όπως η δυνατότητα αποθήκευσης ημερήσιων προγραμμάτων Dropbox και ως PDF. Ορισμένες άλλες επιθυμίες περιλαμβάνουν τη δυνατότητα προσθήκης ονομάτων στις σημειώσεις από τη λίστα συμμετεχόντων, αντί να χρειάζεται να τις πληκτρολογήσετε χειροκίνητα. Αυτά είναι δευτερεύοντα αιτήματα, ειδικά επειδή υπάρχουν κάποιες άλλες παρόμοιες εφαρμογές για κινητά στο iTunes App Store.

Ας μάθουμε τι σκέφτεστε Συνάντηση προσδοκιών. Θα το δοκιμάσετε ή θα χρησιμοποιήσετε ήδη μια παρόμοια λύση;